Einwilligung wie bei E-Mail, aber eigenständig
Werbliche Nachrichten per WhatsApp sind wie E-Mail-Werbung nur mit vorheriger ausdrücklicher EinwilligungEine Einwilligung ist die freiwillige, informierte und unmissverständliche Erklärung einer Person, dass sie mit einer bestimmten Verarbeitung ihrer Daten oder mit einer bestimmten Werbung einverstanden ist. zulässig. Eine Einwilligung für den Newsletter deckt WhatsApp nicht automatisch ab. Für jeden Kanal braucht es einen eigenen, klar erkennbaren Opt-in.
Das gilt unabhängig davon, ob Sie bereits eine Geschäftsbeziehung zur Zielperson haben. Auch Bestandskunden müssen der WhatsApp-Kommunikation gesondert zustimmen.
Technischer Rahmen: WhatsApp Business Platform statt privater App
Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden und Automatisierung ist die WhatsApp Business Platform (vormals API) der richtige Weg. Sie läuft über einen zugelassenen Anbieter, nicht über die normale WhatsApp-App.
Außerhalb eines laufenden Kundengesprächs dürfen Sie nur freigegebene Vorlagen (Templates) versenden. Diese Vorlagen prüft WhatsApp vorab auf Inhalt und Format. Ein spontaner Werbetext ohne Vorlage ist außerhalb des 24-Stunden-Gesprächsfensters nicht möglich.
Opt-in gestalten und nachweisen
Bewährt haben sich zwei Wege, die Sie auch kombinieren können:
| Weg | Ablauf | Nachweis |
|---|---|---|
| Formular mit eigener Checkbox | Nutzer gibt Telefonnummer an und bestätigt aktiv eine separate WhatsApp-Checkbox | Formulardaten, Zeitstempel, IP-Adresse |
| Bestätigung im Chat | Nutzer schreibt die WhatsApp-Nummer an, erhält Rückfrage zur Bestätigung und antwortet zustimmend | Chatverlauf mit Zeitstempel |
Dokumentieren Sie in beiden Fällen, welchem Text die Person zugestimmt hat und wann. Diese Nachweise brauchen Sie im Streitfall, etwa bei einer Beschwerde wegen unerwünschter Werbung.
Abmeldung so einfach wie die Anmeldung
Jede werbliche Nachricht sollte einen einfachen Abmeldeweg enthalten, etwa ein Stichwort wie „STOPP“, das die Person direkt im Chat schreiben kann. Die Abmeldung muss sofort wirken und darf keine Hürden wie Rückfragen oder Formulare voraussetzen.
Führen Sie eine Sperrliste, damit abgemeldete Nummern nicht versehentlich erneut angeschrieben werden.
Datenschutz: Anbieter, AVV und Datenschutzerklärung
Prüfen Sie bei der Anbieterwahl, wo die Daten verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) möglich ist. Ohne AVV mit dem technischen Dienstleister fehlt eine wesentliche datenschutzrechtliche Grundlage.
Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen eigenen Abschnitt zu WhatsApp: welcher Anbieter eingesetzt wird, welche Daten verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.
Inhalte: Seltener, persönlicher, erwartungskonform
WhatsApp ist ein Nahkanal. Nutzer erwarten hier weniger, aber relevantere Nachrichten als im Newsletter-Postfach.
Machen Sie bereits bei der Anmeldung deutlich, wie oft und zu welchen Themen Sie schreiben werden. Wer eine wöchentliche Produktinfo erwartet und stattdessen tägliche Rabattaktionen erhält, meldet sich schnell ab oder beschwert sich.
Prüfliste für den Start
- Eigene, ausdrückliche Einwilligung für WhatsApp eingeholt, getrennt von anderen Kanälen
- WhatsApp Business Platform über zugelassenen Anbieter eingerichtet
- Freigegebene Vorlagen für Nachrichten außerhalb des Gesprächsfensters vorhanden
- Opt-in-Nachweis mit Zeitstempel und Textversion dokumentiert
- Einfacher Abmeldeweg per Stichwort eingerichtet und getestet
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem technischen Anbieter geschlossen
- Datenschutzerklärung um WhatsApp-Abschnitt ergänzt
- Versandfrequenz und Inhalte an der Anmeldung klar angekündigt
Häufige Fragen
Reicht die Einwilligung aus dem Newsletter-Formular auch für WhatsApp?
Nein. Für WhatsApp brauchen Sie eine eigene, separat abgegebene Einwilligung, da es sich um einen anderen Kommunikationskanal handelt.
Darf ich WhatsApp-Werbung über die normale WhatsApp-App versenden?
Für geschäftliche Massenkommunikation ist die WhatsApp Business Platform über einen zugelassenen Anbieter vorgesehen, nicht die private App.
Was passiert, wenn ich außerhalb des Gesprächsfensters ohne Vorlage schreibe?
Solche Nachrichten werden von WhatsApp blockiert oder gar nicht zugestellt, da außerhalb eines laufenden Kundengesprächs nur freigegebene Vorlagen erlaubt sind.
Wie dokumentiere ich eine Chat-Bestätigung rechtssicher?
Speichern Sie den Chatverlauf mit Zeitstempel, aus dem hervorgeht, welchem Text die Person konkret zugestimmt hat.
Brauche ich für den WhatsApp-Anbieter einen gesonderten Vertrag?
Ja, in der Regel ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem technischen Dienstleister erforderlich, das sollten Sie im Einzelfall rechtlich prüfen lassen.